[A télécharger] La boîte à outils indispensable pour gérer ton calendrier !

Peur d’oublier la moitié des actions à mener sur l’année ? Besoin d’avancer pas à pas en t’évitant des sueurs froides inutiles ? Souffle ! Je t’ai concocté un fichier Excel qui te permettra de préparer ton jour J SEREINEMENT.

Gestion de ton budget, Organisation de ta planification sur l’année mois par mois et Mémo pour la date fatidique : tout y est.

Allez future Madame, suis-moi dans les antres de la logistique ! Elle n’aura plus de secret pour toi.

La gestion de ton budget

Dans un premier temps, il va falloir anticiper ton budget de manière globale. Pour t’en faire une idée, voici une liste des incontournables, de la salle au traiteur en passant par la déco et la robe de mariée…Si tu démarres tout juste tes préparatifs, il te faut a minima un nombre d’invités (petit comité ou congrès ?), te renseigner sur les tarifs pratiqués selon tes attentes et te donner une limite de prix pour chaque ligne. Prévois un peu plus large pour éviter les mauvaises surprises !

Ensuite, tu vas indiquer les chiffres réels au fur et à mesure de tes réservations et de tes achats pour savoir ce que tu dépenses vraiment. Sache qu’un mariage vaut en moyenne 12 000 euros.

Quelqu’un peut te prêter une magnifique voiture ? Tu auras peut-être l’agréable surprise de voir un zéro en bout de ligne alléger considérablement la note. Attention tout de même ! L’inverse est plutôt fréquent. On se donne une limite…que l’on finit par dépasser. A toi de gérer !

Je t’ai ajouté un échéancier pour que tu puisses noter ce que tu as réglé et ce qui reste en attente de paiement. Je pense notamment aux grosses dépenses pour la location de salle, le traiteur ou encore la robe de mariée, payables en plusieurs fois (fort heureusement !).

Le suivi de ta planification sur l’année – mois par mois

Après les chiffres, place à la logistique sur-mesure !

Tu verras, noter noir sur blanc toute ton organisation retire une grosse épine du pied.

Certaines périodes seront plus chargées que d’autres. Une fois que tu auras fait une estimation de ton budget, que tu auras une idée du nombre d’invités et de la période la plus propice pour le jour J, tu vas pouvoir te lancer dans ta recherche de salle et de prestataires.

Il m’a semblé opportun d’ajouter des éléments sur lesquels tu pourrais te renseigner : périodes de soldes pour la déco, salons du mariage, foire aux vins, ouverture des nouvelles collections pour les robes de mariée…

Pour ta déco, si tu souhaites te lancer dans du fait-main, tu trouveras davantage de fleurs artificielles dans les magasins au mois d’octobre (hors boutiques en ligne) et des idées déco paillettes juste avant les fêtes de Noël.

Tu verras, certaines choses s’imposeront à ton calendrier de manière logique. Par exemple, inutile d’essayer de concocter un plan de tables élaboré avant même d’avoir collecté les réponses de tes invités. Viendra, viendra pas ?

Si tu souhaites envoyer ton faire-part un peu tardivement pour marquer un effet de surprise, c’est sympa mais garde bien en tête qu’il y a toujours un risque d’indisponibilité de tes invités – je sais de quoi je parle car même en ayant annoncé le mois de mon mariage aux proches, j’ai appris que 4 autres mariages étaient prévus…à la même date -!

Autre point intéressant à creuser : la création d’un blog éphémère (gratuit) qui relate les grands traits pratiques de ta planification : plans et adresses du lieu de réception lorsque celui-ci est perdu en pleine cambrousse, adresses des hébergements de proximité pour ceux qui ne souhaitent pas reprendre la route en pleine nuit, mise en relation d’invités pour le covoiturage…Des tas de petits détails. Personnellement, je ne l’ai pas fait mais je le regrette. Une de mes cousines s’est paumée en chemin -je te rassure, elle a fini par arriver-. Seul hic : t’assurer que les gens consulteront ton site régulièrement, surtout pour les personnes qui ne sont pas trop portées « Internet ». Pas d’obligation ici. Tu peux tout aussi bien joindre un plan au faire-part et transmettre des messages par mail, par Messenger ou SMS.

Le mémo du jour J – heure par heure

Faire un emploi du temps pour ton jour J est essentiel ! Le moindre retard aura un impact sur tout le reste de ta journée. C’est pourquoi je te conseille de prévoir large pour parer à toute éventualité. On n’y pense pas toujours mais à la sortie de la mairie, on traîne, on discute, on prend son temps, on fait des photos de groupes…Pour peu qu’il y ait du chemin entre le lieu de culte et de réception, il faut penser au temps que les gens mettront pour récupérer leur véhicule, pour suivre le cortège, -pour se perdre- 🙂 …

Si comme moi, tu fais une cérémonie personnalisée sur le lieu de réception, pense à laisser du temps avant le démarrage. Un temps pour se désaltérer, pour échanger, pour faire une pause pipi et pour permettre à la cousine Josette de retrouver son chemin jusqu’à la salle en question…

Pour finir, THE mémo ! Il s’agit de ne pas oublier le « matériel » dont tu devras te parer le jour J . Tu peux faire de même pour la déco de la salle la veille afin de ne pas oublier de ramener quoi que ce soit !

Voilà, j’espère que ces outils t’aideront comme ils m’ont aidée moi-même ! Ainsi, tu pourras libérer ton esprit. Et si tu as une mémoire de poisson rouge, aucun remords à avoir. Ta boîte à outils fera une partie du boulot à sa place !